TIETOSUOJASELOSTE

Electrofit Oy ja Esoter Oy pilotti asiakastietoja koskeva tietosuojaseloste


Tässä selosteessa kuvataan Electrofit Oy ja Esoter Oy pilotti asiakastietojen käsittelyä.

1. Määritelmät
Tässä tietosuojaselosteessa käytetään seuraavia tietosuojalainsäädännön mukaisia määritelmiä:

"henkilötiedoilla" tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja.

"käsittelyllä" tarkoitetaan toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.

"rekisteröidyllä" tarkoitetaan kaikkia tunnistettuja tai tunnistettavissa olevia luonnollisia henkilöitä, kuten Electrofit Oy ja Esoter Oy pilotti asiakkaita.

2. Rekisterinpitäjä

Electrofit Oy (Y-tunnus 2587807-1)
Topeliuksenkatu 29 B 46, 00250 Helsinki

3. Henkilötietojen käsittelijä

Esoter Oy (Y-tunnus 3022244-8)
Pajulahdentie 1 B 12, 70260 Kuopio

Marko Kaartinen
marko.kaartinen@esoter.fi

4. Henkilötietojen käsittelyperuste
Lakisääteinen velvollisuus
Esoter Oy:n käsitellessä henkilötietoja palvelun yhteydessä, tietojenkäsittely perustuu Electrofit Oy:n ja Esoter Oy:n lakisääteiseen velvollisuuteen.

5. Henkilötietojen käyttötarkoitus/miksi tietoja tarvitaan

Asiakastietoja säilytetään Electrofit Oy ja Esoter Oy pilotti käyttöön tarkoitetulla palvelimella Suomessa ja asiakastiedot ovat tarkastettavissa kunkin käyttäjän käyttäjätunnuksella koko ajan.

Asiakastietoja käytetään automaattiseen asiakkaiden tulosten analysointiin ja ohjauksen.
Yksilöimätöntä tietoa voidaan käyttää Electrofit Oy:n ja Esoter Oy:n tilastointiin ja toiminnan suunnitteluun.

Tiedot siirretään tietoliikenneyhteydellä joka on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Asiakastietojen valvonnassa toteutuvat seuraavat ehdot.

- sähköisen järjestelmän avulla käsiteltävät asiakastiedot
- sähköisessä järjestelmässä olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla
- asiakastietojen käyttöä valvotaan
- seuraamukset väärinkäytöksistä on määritelty
- asiakasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä

6. Tallennetut tiedot ja säännönmukaiset tietolähteet

- asiakkaan nimi, ikä, sukupuoli ja sähköpostiosoite
- toiminnassa saadut tutkimus- ja ohjaustiedot
-tiedot tulevat asiakkaan omista syötteistä. Tietoja ei kerätä muista lähteistä.

7. Evästeet

Sovellus käyttää vain toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä, kuten "muista minut" toiminto, sekä muut välttämättömät toiminnot kuten kirjautuminen.

Kolmansien osapuolien evästeitä emme käytä.

8. Tietojen säilytys ja käsittely

Asiakastietoja säilytetään ja käsitellään Electrofit Oy ja Esoter Oy sovelluksessa ja pilotti käyttöön tarkoitetulla palvelimella Suomessa.

9. Tietojen säilytysaika

Aktiivisten asiakkaidemme osalta säilytämme tietoja niin pitkään kuin asiakassuhde on voimassa. Siltä osin kuin tietoja käsitellään sopimuksen perusteella, säilytämme tietoja kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan, eli kuusi vuotta.

Potilastietojen säilytysaika määräytyy potilasasiakirja-asetuksen perusteella. Suurinta osaa potilastiedoista on säilytettävä 12 vuotta potilaan kuolemasta tai jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä. Osaa potilastiedoista joudumme säilyttämään pysyvästi.

10. Mitä oikeuksia sinulla on

Alla on kuvattu henkilötietojesi käsittelyyn liittyvät oikeutesi. Voit tehdä pyynnön oikeuksiesi käyttämisestä lähettämällä viestin sivun oikeassa alalaidassa olevan yhteydenottolomakkeen kautta

Oikeus tarkastaa henkilötietosi. Sinulla on oikeus tarkastaa tallentamamme sinua koskevat henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen. Voit pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Voit milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käyttämistä suoramarkkinointiin tai siihen liittyvään profilointiin. Lisäksi sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa henkilötietojen käsittelyä. Arvioimme tällaiset vastustamispyynnöt tapauskohtaisesti. Huomaathan, että meillä voi vastustamisestasi huolimatta olla oikeus käsitellä henkilötietoja perustellusta syystä.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, jolloin saamme käsitellä henkilötietojasi vain suostumuksellasi, tai tiettyihin rajattuihin käyttötarkoituksiin. Sinulla on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista, jos käsittelemämme tiedot ovat virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai tarpeettomasti tai kun olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus tietojen poistamiseen. Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat tiedot. Käsittelemme poistopyynnön, minkä jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Huomaathan, että meillä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyytämiäsi tietoja, kuten velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa määriteltyjen aikojen mukaisesti.

Oikeus peruuttaa suostumus. Kun henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen (eikä esimerkiksi välisemme sopimuksen täytäntöönpanoon tai oikeutettuun etuumme), sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Oikeus siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Silloin, kun henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi tai väliseemme sopimukseen, sinulla on oikeus pyytää meitä siirtämään meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Huomaathan, että oikeus koskee ainoastaan itse toimittamiasi, automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltäviä henkilötietoja.

Olethan meihin yhteydessä, jos sinulla herää kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn tai oikeuksiesi käyttämiseen liittyen. Pyrimme ratkaisemaan kaikki henkilötietojesi käsittelyyn liittyvät kysymykset kanssasi henkilökohtaisesti. Voit kuitenkin aina tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle, jos koet että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot

11. Henkilötietojen käytön ja suojaamisen yleiset periaatteet

Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi eikä asiakastietoja ei saa luovuttaa sivullisille ilman asiakkaan kirjallista lupaa. Asiakastietoja voivat käyttää ainoastaan palvelun toteutukseen osallistuvat. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista. Käyttöoikeudet annetaan työntekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseemme

Päivitämme tietosuojaselostettamme aika ajoin, esimerkiksi toimintamme tai sitä koskevan lainsäädännön muuttuessa. Ilmoitamme merkittävistä muutoksista erikseen verkkosivuillamme.